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八千代エンジニヤリングが毎月お届けするちょっとイイ話

はい、総務部です。 事務系社員からみる建設コンサルタント

  • 事務系

「建設コンサルタント」とはいっても、当社で活躍しているのは技術系社員だけではありません。営業系や事務系の社員ももちろんいて、技術系社員を縁の下で支えています。今回はそんな「縁の下の力持ち」のひとつ、「総務部」についてのお話です。

文系社員から見た建設コンサルタント

総務部だから見えること

Written by USHIDA Yasuo 牛田康夫

総務とは「全体の事務を統べつかさどること。また、その職あるいは人」と広辞苑に記されています。つまり、総務部とは会社の事務全般を取り扱う部門ということになります。

どんな業界のどんな会社にも必ず存在する「総務部」ですが、具体的にどんな仕事をしているのでしょうか? また、建設コンサルタント会社ならではの特徴というのはあるのでしょうか?
 それはやはり、実際に自分が総務部の人間になってみないとわかりません。

yec総務部の総務課と人事課に在籍した私、総務だから見えること、そして思うことについてお話しいたします。

そもそも「総務」って何?

総務の業務領域は企業や業種により千差万別ですが、会社の規模が拡大し、事業が多様化するにつれて業務も多様化します。

当然ひとりの担当者ではカバーしきれず、やがて業務ごとに課ができ、そのうち部として分離・独立していきます。人事部や経理部、法務部、広報部といった組織はほとんど総務部から派生したものです。

そのため総務部は、他の部門に属さない業務の一切を行う部署なのです。


総務部のイメージは?

違う会社に勤める友人に総務部のイメージを聞いてみたことがあります。返ってくる答えはたいがい次のとおりです。

  1. (1)暗い
  2. (2)受身的
  3. (3)融通が利かない
  4. (4)地味

ネガティブなイメージがあるようですね。

確かに昔の総務担当者の条件として

  1. (1)世間一般についての幅広い知識を備えている者
  2. (2)企業のカラー及び企業の歴史について理解している者
  3. (3)文書能力が優れ、きれいな文字が書ける者
  4. (4)渉外能力が高く、かつ無駄口が少ない者

が挙げられており、人生経験が豊富とか、勤続年数が長い者しかできないような内容であったため、年寄り的な仕事と思われているのかもしれません。また逆に、専門性を問われないことから誰にでもできる仕事と捉えられ、閑職とされたかも知れません。さらに、「つくること」と「売ること」以外を担当しており、直接利益を生み出す部門ではないことから、日陰的な存在でもありました。

しかし、経済の国際化、スピード化などにより企業間の競争が激しくなっている昨今、総務部の役割は変わりつつあります。


総務部のイメージは?

(1)経営トップの参謀役

総務部は常に社内外に情報のアンテナを張り巡らせ、トップの判断材料を集めなければなりません。併せて情報を分析・検討し、企業のためにベストと思える戦略を立てることが必要です。

(2)他部門へのサービススタッフ

他部門の人たちは自分たちの業務に関係のないことはすべて総務が面倒を見てくれると思いがちです。だからどんなことでも総務部に連絡してきます。それに対して要・不要を判断し、必要ならできる限りのサービスをしますが、合理化や経費削減、公平性などを踏まえ、アドバイスまでにとどめる場合もあります。

(3)全社的活動の推進

経費縮減運動やリサイクル活動、社内コミュニケーションの活発化からリスク管理など、これらを全社的に推進していくには、計画的かつ組織的に行っていく必要があります。各部門と横断的に連携を取りながら潤滑油となって調整をしていく、その推進母体となるのが総務部です。


現在の総務部の役割は?

八千代エンジニヤリングの総務部総務課では設備・備品の管理から、社内規定の運用、オフィス環境の整備、株式管理、福利厚生などを、総務部人事課では社員教育の仕組みづくり、人事評価制度の構築・運用、新たな人材の採用、雇用管理、労務管理、社会保険手続きなどを行っています。

建設コンサルタント会社の総務部に求められているのは、建設コンサルタントである従業員の満足(ES:Employee Satisfaction)を向上させるべく、労働環境を改善していくことです。例えば長時間勤務に対する身体面やメンタル面での健康管理もそのひとつです。また、公共事業の縮減に伴い、売上高が伸び悩んでいますので、経営資源の効率的な活用が強く求められています。


総務担当者に求められる要件

ESを左右するのは会社の諸制度によるところが大きいですが、総務担当者の能力はもっと重要です。なぜなら、会社の諸制度そのものを策定し、運用していく担当者でもあるからです。以下、そうした人材に求められる要件の一例を挙げてみました。

  • サービス精神が旺盛であること
  • 信頼関係(機密)が保てること
  • 行動力があること
  • 好奇心が旺盛であること
  • 渉外能力があること
  • 問題の発見能力、解決能力があること
  • 協調性と説得性に富むこと
  • 人間的なやさしさ、温かみが伝えられること

終わりに

総務部は少人数体制で切り盛りしているため、それぞれ複数の役割を兼務しています。それだけに大変な面もありますが、社内のコンサルタントとして会社経営の幅広いスキルを体得できる環境です。

八千代エンジニヤリングの拠点は全国にあります。その全国の社員から毎日、様々な相談や依頼の電話やメールが舞い込んできます。そんなときは「はい、総務部です。」と元気よく応え、信頼と期待に応えるようにしています。


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